Expertentipps

Worauf Schüler bei der Planung der Abifeier achten müssen

Ist der Schulabschluss geschafft, wird gefeiert. Der Trend geht zur schicken Abifeier, mit DJ, Essen und Getränken. Doch das ist teuer – und auf Organisatoren lauern Fallstricke.

Isabelle Modler (dpa)
Sa, 16. Nov 2019, 17:28 Uhr
Geld & Finanzen

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Der Trend geht zur sehr festlichen Abi...utschland der Schulabschluss gefeiert. | Foto: Luka Brajkovic (Unsplash) — Der Trend geht zur sehr festlichen Abifeier: Nach Art der Proms an US-High-Schools wird heute auch in Deutschland der Schulabschluss gefeiert. Foto: Luka Brajkovic (Unsplash)

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Im Vergleich zum vorherigen Jahrgang will sich kein Schüler lumpen lassen – also holen sich manche Jahrgänge Unterstützung bei der Gestaltung des Abifestes.

Je nach Größe und Aufwand der Feier können für Saal, Musik, Essen und Trinken schnell Kosten von rund 30.000 Euro anfallen. Das Problem: Oft haben Jugendliche wenig Erfahrung – weder damit, große Veranstaltungen zu planen, noch Verträge mit Eventagenturen auszuhandeln, warnt die Stiftung Warentest.

In der Zeitschrift Finanztest (Ausgabe 12/2019) zeigt sie typische Vertragsfallen. Ärger kann es geben, wenn der Vertrag schwammig formuliert ist. Dann kann die Feier viel teurer als gedacht werden, oder mündlich vereinbarte Dienstleistungen fehlen.

Leistungen genau festlegen
Je genauer Details festgelegt sind, umso besser. Es heißt also: Beginn und Ende der Feier genau definieren, ebenso die Art der Getränkeabrechnung – Flatrate oder Einzelpreis. Außerdem müssen Leistungen genau aufgezählt werden wie Musik, Raumreinigung sowie die Speisen, die es an dem Abend geben soll. Vorsichtig sollten Jugendliche bei Formulierungen wie "solange der Vorrat reicht" sein.

Auch die Organisatoren sollten sich vorab bei einigen Punkten festlegen: Insbesondere die Gästezahl muss möglichst genau stimmen. Vorsicht: Wer die Anzahl später reduzieren will, muss oft mit weiteren Kosten rechnen. Wollen Organisatoren hingegen nach Vertragsabschluss die Anzahl um zehn bis 20 Prozent erhöhen, sei dies laut Stiftung Warentest meist kostenlos möglich.

Nicht unter Druck setzen lassen
Deshalb lautet der Tipp: Den Vertrag nur für die ermittelte Gästezahl abschließen – und diese Zahl vorab festlegen, indem man eine verbindliche Kartenbestellung für Eltern, Freunde, Verwandte, Lehrer sowie Schülerinnen und Schüler organisiert.

Grundsätzlich lohnt es sich, mehrere Angebote bei verschiedenen Veranstaltern einzuholen und sich bei der Auswahl nicht unter Druck setzen zu lassen – also nicht sofort vor Ort einfach unterschreiben.

Haftung klären
Zum Teil es geht um kleine Details, die große finanzielle und rechtliche Folgen haben können. Ein Beispiel: Der Veranstalter ist für die Sicherheit vor Ort und für die seiner Gäste verantwortlich.

Damit Jugendliche nicht für hohe Vertragssummen haften müssen und am Ende auf einem Berg Schulden sitzenbleiben, sollte im Vertrag klar geregelt sein, wer der Veranstalter ist und wer für die Summe haftet. Idealerweise hat die Eventagentur für mögliche Schäden eine entsprechende Versicherung mit hoher Deckungssumme abgeschlossen.

Ressort: Geld & Finanzen